Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política establece los lineamientos bajo los cuales V8 SOFTWARE S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021 en lo pertinente, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluida la Circular Externa 002 de 2015 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Aplica al tratamiento de datos personales efectuado por V8 SOFTWARE en calidad de Responsable (datos de clientes, prospectos, proveedores, empleados, candidatos, visitantes del sitio web y usuarios de canales comerciales) y describe, además, el rol de Encargado que V8 SOFTWARE asume cuando procesa datos por cuenta y bajo instrucciones de sus clientes a través de la Plataforma (caso en el cual rige, adicionalmente, el Acuerdo de Procesamiento de Datos – DPA).

Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: dato personal, dato sensible, Titular, Responsable, Encargado, Tratamiento y Autorización, así como las de dato público, semiprivado y privado del régimen de habeas data.

a) Como Responsable: cuando decide sobre las finalidades y medios del tratamiento (gestión comercial, contractual, contable, laboral, de seguridad, mercadeo y mejora de servicios propios).

b) Como Encargado: cuando, en ejecución de los Servicios, consulta, valida, transmite o procesa datos de Usuarios Finales por instrucción de sus clientes, quienes actúan como Responsables y declaran contar con la autorización del Titular u otra causa legal habilitante. En este rol, V8 SOFTWARE trata los datos exclusivamente conforme al contrato, el DPA y la ley.

Según la relación, V8 SOFTWARE puede tratar: (i) datos de identificación y contacto; (ii) datos de representantes legales y contactos de clientes y proveedores; (iii) datos transaccionales, de facturación y financieros; (iv) datos técnicos y de uso de la Plataforma (logs, IP, identificadores de dispositivo); (v) datos laborales y de seguridad social de empleados y candidatos; y (vi) por cuenta de sus clientes (rol de Encargado), datos de identificación, documentos de identidad, información empresarial, vehicular, de antecedentes, de listas restrictivas y datos biométricos, estos últimos regidos también por la Política de Datos Biométricos.

Los datos biométricos son datos sensibles (arts. 5 y 6, Ley 1581 de 2012). Su tratamiento requiere autorización previa, expresa y explícita del Titular, informándole que no está obligado a otorgarla. Cuando V8 SOFTWARE actúe como Encargado, el cliente Responsable garantiza haber obtenido dicha autorización. V8 SOFTWARE no condiciona ningún servicio propio a la entrega de datos sensibles no necesarios.

a) Gestión precontractual, contractual, contable, tributaria y de cobranza. b) Prestación, soporte, mantenimiento y mejora de los Servicios. c) Procesos de debida diligencia, conocimiento del cliente, prevención de fraude y cumplimiento del régimen AML/CFT aplicable. d) Seguridad de la información, auditoría y prevención de usos indebidos. e) Envío de comunicaciones comerciales y de servicio, con posibilidad de exclusión (opt-out). f) Atención de requerimientos de autoridades competentes. g) Gestión de talento humano. h) Analítica con datos agregados o anonimizados.

La autorización del Titular se obtendrá por cualquier medio que permita su consulta posterior (art. 7, Decreto 1377 de 2013): formularios físicos o electrónicos, aceptación en la Plataforma, grabaciones o conductas inequívocas. No se requerirá autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (información requerida por autoridad en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, entre otros).

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización; (c) ser informado sobre el uso dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la SIC; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual que lo impida; (f) acceder gratuitamente a sus datos.

Canal: privacidad@v8software.co o comunicación escrita a CR 6 19 – 34 OF 207, Pereira, Colombia. Consultas: respuesta máxima en 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales con aviso al Titular (art. 14, Ley 1581 de 2012). Reclamos: el reclamo completo se resolverá en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales con aviso (art. 15, Ley 1581 de 2012). Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes; transcurridos 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido. El área responsable de la atención de solicitudes es el Oficial de Protección de Datos / área legal.

Nota sobre datos consultados por clientes: cuando la solicitud del Titular se refiera a tratamientos en los que V8 SOFTWARE actúa como Encargado, la solicitud será trasladada al cliente Responsable, sin perjuicio del deber de V8 SOFTWARE de cooperar y de atender directamente lo que la ley le imponga.

V8 SOFTWARE podrá: (i) transmitir datos a Encargados (proveedores de nube, infraestructura, mensajería, soporte) bajo contratos de transmisión conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013; y (ii) transferir datos a terceros países únicamente cuando estos ofrezcan niveles adecuados de protección según los criterios de la SIC (Circular Externa 005 de 2017 y normas que la modifiquen), medie autorización del Titular u opere otra excepción del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. El listado de subencargados relevantes se gestiona conforme al DPA.

Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo: cifrado en tránsito, controles de acceso por roles, registro y monitoreo, gestión de vulnerabilidades, acuerdos de confidencialidad con el personal y procedimientos de respuesta a incidentes. Los incidentes de seguridad que afecten datos personales serán gestionados y, cuando corresponda, reportados a la SIC a través del RNBD.

Los datos se conservarán mientras subsista la finalidad del tratamiento y durante los términos legales aplicables (contables y tributarios, laborales, y de defensa judicial). Los logs y evidencias de Consultas se conservan por los plazos definidos contractualmente y en la normativa AML/CFT aplicable. Vencidos los plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

Cuando V8 SOFTWARE se encuentre dentro de los sujetos obligados (Decreto 090 de 2018), inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el RNBD administrado por la SIC.

En los casos en que no sea posible poner a disposición esta Política, se empleará el Aviso de Privacidad de V8 SOFTWARE, que informa la existencia de esta Política, la identidad del Responsable, las finalidades y los mecanismos para conocerla.

Cualquier cambio sustancial será comunicado a través del sitio web o correo electrónico antes de su implementación (art. 2.2.2.25.3.2, Decreto 1074 de 2015). La versión vigente estará siempre disponible en www.v8software.co/legal/privacidad.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales (www.sic.gov.co).